Thảo luận nhóm từ xa như thế nào

Bài học từ việc thảo luận chung trong không gian ảo.

Trong thời đại của Covid-19, nhiều người trong chúng ta không còn làm việc trong cùng một văn phòng nữa - nhưng chúng ta vẫn phải cộng tác để tạo ra các ý tưởng mới. May mắn thay, ngay cả trong một môi trường làm việc từ xa, chúng ta vẫn có một số phương pháp tiếp cận để có thể giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả nhờ vào việc thảo luận nhóm từ xa.

Trong thời đại của Covid-19, nhiều người trong chúng ta không còn làm việc trong cùng một văn phòng nữa - nhưng chúng ta vẫn phải cộng tác để tạo ra các ý tưởng mới. May mắn thay, ngay cả trong một môi trường làm việc từ xa, chúng ta vẫn có một số phương pháp tiếp cận để có thể giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả nhờ vào việc thảo luận nhóm từ xa.

Ý chính thứ nhất: Hãy tiếp cận vấn đề rộng hơn

Khi bạn và đồng nghiệp cùng làm việc để tìm ra giải pháp mới cho một vấn đề, điều quan trọng cần phải ghi nhớ là bạn đang tận dụng kiến ​​thức của tất cả mọi người tham gia thảo luận. Hãy mô tả vấn đề như là gợi ý để tất cả nhóm cùng tiếp cận và chia sẻ các thông tin liên quan.

Do đó, xác định ai tham gia vào quá trình thảo luận là rất quan trọng. Trước đại dịch Covid 19, trong nhiều tổ chức, thường rất khó để họp một nhóm lớn đông thành viên vì lịch trình và địa điểm của mỗi người rất khác nhau. Vì thói quen họp trực tiếp, chúng ta thường bỏ quên những người không có mặt khi thảo luận hỗn hợp cả trực tiếp và trực tuyến. Và chúng ta biết rằng các cuộc họp hỗn hợp như thế đem lại trải nghiệm rất tồi đối với những người phải tham gia từ xa.

Một lợi thế của việc làm việc từ xa là giờ đây chúng ta có thể dễ dàng thu hút nhiều người tham gia hơn. Tuy nhiên, bạn phải làm điều này một cách cẩn thận. Đừng bắt đầu với việc lập danh sách những người bạn muốn tham gia vào phiên thảo luận. Thay vào đó, hãy xác định vai trò và chuyên môn cần thiết, sau đó tìm những người phù hợp với mô tả đó. Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn để được giới thiệu những người có chuyên môn phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng nhóm mà bạn tập hợp được có sự đa dạng, đa nền tảng và đa quan điểm đối với vấn đề cần thảo luận.

Ý chính thứ hai: Hãy tận dụng việc khó xếp lịch họp từ xa

Khi các thành viên nhóm làm việc từ xa, có thể là khó để lên lịch họp, nhất là khi nhóm trải rộng trên nhiều múi giờ khác nhau. Tuy nhiên, đối với việc thảo luận, đây có thể là lại là điều may mắn, bởi vì bạn thực sự không cần cả nhóm phải có mặt cùng một lúc để đưa ra những ý tưởng hay nhất.

Lý thuyết Tư Duy Nhóm cho thấy rằng, trong quá trình hình thành ý tưởng, các cá nhân sẽ có tư duy khác biệt về cùng một vấn đề nếu họ làm việc độc lập. Nhưng khi bạn tập hợp cả nhóm lại cùng một lúc để thảo luận ý tưởng thì họ lại có xu hướng suy nghĩ giống nhau, dẫn tới là đi về cùng một hướng giải quyết.

Vì vậy, hãy bắt đầu quá trình thảo luận bằng cách để mỗi người tự đưa ra các giải pháp tiềm năng hoặc cho họ làm việc theo nhóm nhỏ và tư duy về các khả năng khác nhau. Điều bạn muốn tránh là toàn bộ cả một nhóm lớn bắt đầu cùng lúc ném ra các ý tưởng lẫn lộn — vì dù sao thì điều này cũng không là tối ưu khi phải họp từ xa. Đảm bảo ai cũng có cơ hội tham gia và tư duy trước về vấn đề. Cách thứ nhất là để các nhóm nhỏ tóm tắt ý tưởng của họ vào một văn bản. Cách thứ hai là yêu cầu các thành viên trong cả nhóm gửi những suy nghĩ, ý tưởng ban đầu của họ cho bạn để bạn tổng hợp và biên soạn trước khi tiến hành thảo luận.

Sau giai đoạn đầu tiên đó thì hãy thu thập các giải pháp được tạo ra và gửi cho các nhóm nhỏ để tiến hành xây dựng và phát triển các giải pháp này sâu hơn. Tạo một tài liệu chung để chia sẻ các ý tưởng sơ bộ mà ai trong nhóm cũng có thể chỉnh sửa và mời tất cả cùng góp ý để phát triển thêm dựa vào các đề xuất ban đầu. Khi bạn đọc qua tập hợp các ý tưởng đã được đưa ra, bạn cũng có thể thấy rằng một số đề xuất có thể sẽ cần chuyên môn cao của những người chưa phải là thành viên của nhóm. Điều này thật là tuyệt vì theo thời gian, bạn sẽ tìm được nhiều cơ hội thu hút những người mới, những người có thể mang lại những quan điểm rất có giá trị. Sau đó, bạn có thể tập hợp toàn bộ nhóm lại để thảo luận về những ý tưởng có triển vọng nhất và tìm cách đạt được sự đồng thuận về một số ít lựa chọn để tiến tới xem xét thêm.

Ý chính thứ ba: Hãy đi vào chi tiết

Có rất nhiều nghiên cứu cho thấy rằng bạn càng cách xa một điều gì đó về thời gian, không gian hoặc ngăn cách xã hội, thì bạn càng tư duy về điều đó một cách trừu tượng hơn. Đây được gọi là Lý thuyết Mức hằng số. Trong môi trường làm việc từ xa, bạn thường ở xa với các vấn đề cần giải quyết và do đó bạn tư duy về chúng một cách trừu tượng hơn.

Ban đầu, sự trừu tượng đó có thể là một điều tốt. Nếu bạn bắt đầu bằng cách trình bày chung chung về một vấn đề, bạn sẽ tăng khả năng tư duy về điều đó từ một khía cạnh chuyên môn khác. Nói cách khác, trừu tượng có thể giúp bạn sử dụng phép loại suy để cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề đang được nghiên cứu.

Tuy nhiên, điều nguy hiểm nằm ở chỗ là bạn sẽ ở trên mây, không đưa ra được các giải pháp cụ thể. Và các thành viên khác của nhóm khó có thể phản hồi và xây dựng dựa trên những ý tưởng chung chung.

Hiện tại, chúng tôi đang thực hiện quá trình này tại Đại học Texas, khi chúng tôi đang lên lịch cho học kỳ mùa thu giữa đại dịch Covid-19. Tôi đang dẫn dắt một nhóm cùng thảo luận để lập ra lịch giảng dạy cho trường. Trong vài tuần qua, chúng tôi đã tạo ra một kịch bản cụ thể, không chỉ kết hợp các lớp học tại trường với các lớp học trực tuyến mà còn cả các yếu tố khác như công suất tối đa của các lớp học và việc sử dụng khẩu trang vải cho học sinh, nhân viên, và giảng viên.

Mỗi tuần, có hơn 250 người bình luận về kịch bản này và chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn. Không có gì đáng ngạc nhiên là điều này khiến kịch bản phải thay đổi khá nhiều. Nhờ có một kịch bản cụ thể, mọi người có thể suy nghĩ về những vấn đề cụ thể. Điều này sẽ là rất khó nếu chỉ thảo luận một cách trừu tượng. Ví dụ: chúng tôi đã phải vật lộn để hoạch định không gian lớp cho sinh viên có một lớp học trực tiếp và ngay sau đó lại có một lớp trực tuyến. Vậy những sinh viên đó sẽ ngồi ở đâu để tham gia lớp học trực tuyến? Rất có thể chúng tôi đã không nhận ra vấn đề này nếu không hình dung ra một kịch bản chi tiết.

Quá trình chỉnh sửa lặp đi lặp lại này yêu cầu mọi người phải sẵn sàng coi các yếu tố ban đầu chỉ có tính dự kiến. Nếu những người chủ chốt tỏ ra bảo thủ với các quyết định ban đầu, thì các thành viên trong nhóm sẽ rút lui. Tuy nhiên, khi thấy rằng kịch bản cụ thể được phép thay đổi từ phiên bản này sang phiên bản tiếp theo, thì họ sẽ ngày một cải thiện phiên bản mới.

Với rất nhiều bất ổn mà mọi tổ chức đang phải đối mặt trong và sau đại dịch Covid 19, sẽ không thiếu những vấn đề khó khăn cần giải quyết trong những tháng năm tới. Vì vậy, điều quan trọng là phải suy nghĩ cho kỹ, dù là bạn đang làm việc từ xa hay ở trong cùng một văn phòng. Những bài học mà chúng ta học được từ việc thảo luận chung trong bối cảnh ảo lại rất có ích khi chúng ta gặp lại nhau sau giai đoạn phải làm việc từ xa.

Đăng nhập

Để tiếp tục đọc